Comment prendre quelques minutes à une réunion du Comité

Prendre minutes lors d'une réunion est un élément essentiel du maintien d'un comité qui fonctionne bien . Lorsque vous prenez minutes , votre objectif est d'enregistrer l'information qui est discuté lors de la réunion pour que les autres puissent se référer à elle. Les minutes donnent également une orientation aux futures réunions . Etre organisé et précis où est très important de les enregistrer. Aller à la rencontre avec un plan permet de prendre des minutes beaucoup moins écrasante . Instructions
Le 1

Apportez un ordinateur portable à la réunion avec vous si possible . En supposant que vous tapez plus vite que vous écrivez, avoir un ordinateur portable avec vous vous aidera à prendre des notes de façon plus efficace . Vous aurez également une partie du travail déjà fait quand il vient le temps de taper un texte définitif du procès-verbal de distribuer .
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Lire sur l'ordre du jour de la réunion à l'avance afin que vous sachiez à quoi s'attendre et écouter . Vous pouvez préparer une feuille avec un espace vide sous chaque sujet à l'ordre du jour pour faire la prise de notes plus facile . Cela permet de garder vos notes organisée et sur la tâche .
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Commencez par enregistrer les informations de base telles que la date, l'heure , le lieu et la date de la prochaine réunion . Notez les noms des personnes à la réunion . Sinon , passer autour d'une feuille de présence .
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Concentrez-vous sur l'enregistrement des principaux points de la discussion de la commission plutôt que de brouillage d'écrire chaque petit détail . Ne vous inquiétez pas à propos de la propreté ou écrivant des phrases complètes pendant que vous prenez minutes - puisque c'est juste une version préliminaire , vous pouvez revenir plus tard et la rendre cohérente . Tant que vous pouvez comprendre ce que vous avez écrit quand vous regardez en arrière , ne stresse pas de faire la première version semble formel . Vous voulez être en mesure d'écouter ce qui se dit en plus de prendre note des idées principales .
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Tapez un projet final des minutes dès que possible après la fin de la réunion . De cette façon , il sera frais dans votre esprit , et vous n'aurez pas à lutter pour se souvenir de rien . Le format de la version finale dépend de la formalité de la réunion , mais vous devez généralement écrire dans un style narratif et objectif . Dressez la liste des informations de base (date , l'heure et les participants ) en haut de la page . Utilisez des sous-positions à organiser les sujets de discussion . Conclure avec la date et le lieu de la prochaine réunion - . Et peut-être un ordre du jour préliminaire
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Distribuer les minutes à tous les membres du groupe par courriel ou en personne . Vous voudrez peut-être les initiales de leurs noms sur une liste si vous avez un disque que tout le monde a reçu une copie .