Créer un budget de voyage pour votre équipe

Lorsque votre équipe se débrouille bien – si bien que vous devez commencer à organiser un voyage – vous devriez ressentir une énorme fierté. Pourtant, votre satisfaction dans les réalisations de votre équipe ne rend pas la corvée de réservation moins lourde.

Avant d'appuyer sur « acheter maintenant » sur ces billets d'avion, vous devez établir une liste de prix et obtenir l'approbation et le financement de vos parties prenantes. Voici cinq choses à savoir sur la création d'un budget de voyage pour votre équipe.

1. Sortez des sentiers battus

Dans quelle mesure êtes-vous averti pour trouver le meilleur tarif d'avion ? Peut-être connaissez-vous le secret de la recherche de billets en mode navigation privée, mais vous avez d'autres astuces astucieuses dans votre manche lorsque vous voyagez avec votre équipe. Choisir le vol le moins cher de la journée, puis appeler pour les tarifs de groupe, peut vous rapporter des remises sérieuses. Un autre détail — si vous avez une carte internationale, voir si payer dans une devise différente fait baisser votre prix.

Même si vous conduisez, vous ne devriez pas négliger l'aéroport en ce qui concerne le stationnement. Vous pouvez obtenir des offres si vous êtes membre d'un programme de fidélisation, et les préposés sont là jour et nuit pour aider avec les sacs. Conservez votre billet en lieu sûr, cependant - certaines installations facturent des frais minimes si vous le perdez au milieu de l'excitation.

2. Gardez votre proposition simple

Si vous avez l'habitude de produire des rapports budgétaires détaillés pour le travail, vous pourriez penser qu'épater les parents et les autres supporters avec toutes les cloches et sifflets gagnera leur confiance. En réalité, les gens aiment juste voir où va leur argent — c'est simple, c'est mieux.

Incluez les éléments suivants dans votre rapport :

• Mode(s) de déplacement : Si vous volez, comment allez-vous vous rendre à l'aéroport ? Allez-vous louer une navette ou faire en sorte que les parents s'occupent des déposes ou des arrivées avec leurs joueurs ? Si vous prenez un bus, de quelles commodités dispose-t-il - ou voulez-vous? Une salle de bain est un must pour tout voyage de plus d'une heure, et les lecteurs vidéo avec écrans vous permettent de répéter les pièces avant le match.

• Coût par joueur : Combien d'argent chaque membre de l'équipe doit-il payer ? Il est utile d'inclure des détails sur les remises que vous leur avez accordées.

• Possibilités de bourses : Tous les joueurs de votre équipe ne sont pas issus d'un milieu privilégié, et vous pourriez avoir ceux qui ne peuvent pas financer leur chemin. Vous avez besoin de leur talent, et vous ne voulez pas baisser le moral maintenant - quelles alternatives existent ?

3. Envisagez des collectes de fonds amusantes

Si vos joueurs viennent de milieux aisés, ils pourraient ne pas cligner des yeux au prix du voyage. Pourtant, la plupart des entraîneurs doivent créer des collectes de fonds pour amasser l'argent nécessaire. Heureusement, vous avez des tonnes d'idées parmi lesquelles choisir.

Organisez un kick-a-thon où les participants essaient de faire passer le ballon dans le but devant l'entraîneur. Chaque tentative coûte 1 $ ou 2 $. Vous pouvez également vendre des choses comme des remises, cartes à gratter et pâte à biscuits pour amasser des fonds. Si vous optez pour l'idée de remise, vous pouvez doubler votre gentillesse en vous associant aux entreprises de la région, en les aidant à attirer de nouveaux clients pendant la pandémie.

4. Rappelez-vous les besoins en équipement

Lors de la réservation de vols et de la location de bus, rappelez-vous que vous devez transporter plus que des corps. Vous aurez également besoin de transporter du matériel, ce qui augmente les besoins en espace et les coûts.

Discutez avec votre compagnie aérienne des objets lourds que vous devrez apporter. Demandez ce que vous pouvez inclure dans votre bagage à main, et obtenez une estimation du prix du fret. Lors de la sélection d'un bus, assurez-vous qu'il a suffisamment d'espace pour s'adapter aux membres de votre équipe et à tout équipement.

5. Calculer plus que l'hébergement

Si votre voyage vous emmène plusieurs heures loin de chez vous, vous devrez réserver des chambres d'hôtel ainsi que vos vols et navettes. Assurez-vous d'inclure un budget de faux frais sain afin de ne pas rester coincé.

Vous devrez prendre des dispositions pour les repas - la nourriture est essentielle à la performance sportive. Pas besoin d'être gourmand, mais vous devriez fournir quelque chose de plus que de la viande séchée et des frites. Même si la folie pandémique se calme, vous souhaitez toujours inclure une assurance voyage en cas de blocages ou de retards, et il est toujours sage d'emporter de l'argent supplémentaire en cas d'urgence.

Créez un budget de voyage pour votre équipe avec ces conseils

Créer un budget de voyage pour votre équipe peut sembler une tâche ardue. Pourtant, en suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez les mettre sur la voie de la victoire.

Biographie de l'auteur :

Oscar Collins est le rédacteur en chef de Modded. Il écrit sur les voitures, aptitude, le plein air et plus encore. Suivez @TModded sur Twitter pour plus d'articles de l'équipe Modded.