Guide complet pour planifier et organiser un tournoi de volleyball

Que ce soit pour une collecte de fonds caritative, une ligue récréative compétitive, ou une ligue de clubs, organiser un tournoi de volley-ball est un excellent moyen de passer une journée complète de volley-ball. C'est amusant pour les joueurs, entraîneurs, et spectateurs. Et, si c'est bien planifié, ce n'est pas forcément une journée stressante pour les organisateurs.

Organiser un tournoi de volley-ball est une grande entreprise. Mais voulez-vous connaître le secret pour organiser un tournoi de volley-ball sans stress ? (Bien, faible niveau de stress, au moins.) Vous devez faire la majorité du travail à l'avance. Plus vous vous préparez et planifiez AVANT le jour du tournoi, la journée sera beaucoup plus fluide pour vous. Pour être honnête, une fois la journée commencée, si vous avez bien planifié le programme, la journée va à peu près se dérouler d'elle-même. Vous aurez juste besoin d'être disponible pour tout dépannage.

Frais d'organisation d'un tournoi de volley-ball

Avant d'entrer dans les détails, c'est une bonne idée d'avoir une idée de ce que seront les coûts estimés. Ceux-ci varieront en fonction du type de tournoi que vous organisez, mais d'une manière générale, voici une liste des coûts communs pour l'organisation d'un tournoi de volley-ball :

• Lieu
• Fonctionnaires
• Scorekeepers (sauf si vous attribuez des joueurs qui sont entre les matchs)
• Prix ​​ou prix en argent
• Location d'équipement (si non couvert dans le permis de salle)
• Assurance (si non couverte dans le permis de salle)

Trois étapes pour accueillir un tournoi de volley-ball

Une bonne façon d'envisager la mise en place d'un tournoi de volley-ball est de le décomposer en trois étapes : Planification , Organiser , et Courir la journée.

Découvrez le pratique, téléchargeable Liste de contrôle de planification de tournoi à la fin de l'article pour un résumé rapide de chaque étape.

1. Planification

L'étape de planification est celle où vous décidez de nombreux détails préliminaires. Une fois ces détails confirmés, vous pouvez plus facilement vous lancer dans l'organisation et la gestion du tournoi.

Choisissez une date

• Choisir une date n'est pas nécessairement aussi simple que de vérifier votre emploi du temps pour un week-end ouvert. Vous voudrez commencer avec deux ou trois options en tête, puis commencez à appeler pour un lieu disponible. Vous pourrez sélectionner votre date en fonction de la disponibilité des lieux qui conviendront à vos besoins.
• Pensez aussi à d'autres occasions que vous voudrez éviter, comme les jours fériés ou les week-ends prolongés (à moins que, bien sûr, le thème de votre tournoi est la fête elle-même).
• Considérez également si le mauvais temps peut être un facteur pendant certains mois. Il est difficile de planifier en fonction de la météo, mais vous voudrez certainement avoir un plan de communication concernant les annulations potentielles (plus de détails ci-dessous)

Confirmer le lieu

• Il y a toujours de la paperasse pour louer une salle, alors assurez-vous de vous donner suffisamment de temps pour terminer le processus d'inscription, surtout si c'est la première fois que vous utilisez le lieu que vous avez sélectionné.
• N'oubliez pas de demander si tout le matériel est inclus, ou si vous devez apporter votre propre équipement. C'est en fait une bonne idée d'avoir un peu de votre propre équipement supplémentaire de toute façon, tels que les cartes de score et les antennes, car ces articles sont parfois difficiles à trouver dans les salles d'équipement en désordre.
• Assurez-vous de vous renseigner sur l'assurance. Il est inclus avec certains sites, mais pas avec les autres, alors assurez-vous d'être couvert. Si vous organisez un tournoi de ligue, les joueurs seront probablement couverts par leur ligue. Cependant, si vous faites un appel général aux équipes, vous devrez vous assurer que les joueurs sont couverts au cas où quelqu'un se blesserait.

⇒ Décider des types d'équipes à inviter

• Si le tournoi est pour un club ou une ligue récréative, c'est une étape facile. Cependant, si vous envisagez de lancer un appel plus large pour une collecte de fonds caritative ou des équipes de loisirs, vous devrez affiner les types d'équipes. Cherchez-vous à faire un mens, aux femmes, ou tournoi mixte ? Si c'est étudiante, quelles seront les règles de format d'équipe (comme le nombre minimum de joueuses, et sera-t-il mixte ou inversé six).
• Vous voudrez également être clair sur le niveau de concurrence. La dernière chose que vous voulez est de ne pas correspondre à un marché hautement compétitif, équipe d'élite avec une équipe récréative pour le plaisir. N'ayez pas peur d'offenser des équipes potentielles - ce n'est pas amusant pour quiconque d'être mal assorti. Et les gens sont généralement assez honnêtes quant à leur niveau de capacité.
• Si vous avez un large éventail d'équipes qui souhaitent s'inscrire, ajouter différentes divisions. De cette façon, vous pouvez accueillir plus d'un type d'équipe. Par exemple, vous pourriez inclure une division compétitive et récréative, ou des divisions hommes et femmes.

Fixer un droit d'entrée

• Si le tournoi est pour une collecte de fonds caritative, alors vous voudrez fixer les frais d'équipe suffisamment élevés pour couvrir les coûts de fonctionnement du tournoi, potentiellement des prix en argent pour l'équipe gagnante, et puis bien sûr avoir des fonds restants pour un don.
• Si le tournoi fait partie d'un club ou d'une ligue, certains ou tous les coûts peuvent avoir déjà été intégrés aux frais d'inscription annuels.
• Fixer le prix d'entrée peut être difficile avant de savoir combien d'équipes vont s'inscrire. Envisagez de n'organiser le tournoi que si un nombre minimum d'équipes s'inscrivent (ce qui est important lors de l'établissement du calendrier, trop). De cette façon, il sera plus facile de calculer les coûts prévus et de déterminer le meilleur droit d'entrée.

Commanditaires

• Contactez certaines entreprises locales pour voir si elles seraient intéressées à donner des prix en argent ou des marchandises pour des prix en échange de publicité pendant le tournoi.

Fixer une date limite d'inscription

• La date limite d'inscription doit être 1 à 2 semaines avant le jour du tournoi.
• Ceci est important pour vous aider à organiser le calendrier, et déterminer le nombre d'officiels et d'équipements nécessaires.
• Une fois qu'une équipe s'inscrit avec vous, n'oubliez pas de leur envoyer une confirmation qu'ils sont effectivement inscrits au tournoi, afin qu'ils puissent aller de l'avant et finaliser leurs équipes. C'est aussi un bon moment pour leur envoyer les règles du jour afin qu'ils puissent se préparer, directions, et toute autre instruction pertinente.

⇒ Prix du tournoi

• Décidez quels seront les prix. Typiquement, premier, et parfois, les équipes de deuxième place reçoivent des prix, même s'il s'agit d'une collecte de fonds caritative.
• Les prix en espèces sont très populaires, surtout parce qu'ils sont faciles à organiser et bien accueillis par les équipes. Le montant du prix en espèces ne doit pas nécessairement être élevé ; même récupérer les frais d'inscription est apprécié.

Plan de communication

L'organisation d'un tournoi de volley-ball comporte de nombreux éléments mobiles, c'est donc une bonne idée de décrire votre plan de communication pendant la phase de planification.

• Avoir un interlocuteur privilégié pour chaque équipe, de préférence par mail (pour pouvoir contacter tout le monde en même temps), ou au moins par téléphone. De cette façon, vous pouvez facilement communiquer les détails du tournoi, et envoyer tous les avis d'annulation qui pourraient survenir.
• Assurez-vous d'avoir partagé VOTRE formulaire pertinent d'informations de contact au cas où une équipe devrait se retirer du tournoi à la dernière minute. Cela devrait être un téléphone portable que vous aurez avec vous pendant le tournoi, et vérifiera fréquemment.
• Environ une semaine avant le tournoi, envoyez par e-mail les informations suivantes aux contacts principaux de l'équipe :
  • Règlement et programme du tournoi
  • Itinéraire vers le lieu, et toute information pertinente, comme le stationnement ou les portes à utiliser.
  • Heure de début du tournoi, et si les équipes jouant en premier devront aider à installer les filets.
  • Si les enfants sont autorisés dans le gymnase. Parfois, le permis de location de salle n'autorise pas les enfants de moins d'un certain âge en raison de responsabilités d'assurance.
  • Si une concession ou un stand de marchandise sera mis en place, et quelles formes de paiement seront acceptées. Les joueurs emballent souvent léger pour un tournoi, ils devront donc penser à apporter des moyens de paiement pour ne pas manquer.
• Le jour du tournoi, avoir une réunion de capitaine d'équipe à la première heure le matin, avant que des jeux n'aient été joués, pour faire un rapide parcours du flux de la journée, couvrir certaines des règles clés, et tous les messages clés que les joueurs doivent connaître (tels que, y a-t-il un déjeuner prévu, etc). Il est alors de la responsabilité des capitaines d'équipe d'informer le reste de leurs coéquipiers.

2. Organisation

Maintenant que tu sais quand, où, et combien d'équipes, vous pouvez commencer à organiser la journée elle-même.

Créer le calendrier

• Un tournoi de volley-ball typique commence par un tournoi à la ronde, qui place les équipes en pools (ou groupes). Selon le nombre d'équipes inscrites, il n'y a généralement pas assez de temps pour que toutes les équipes s'affrontent. Donc, en les plaçant dans des piscines, les équipes affronteront toutes les autres équipes de leur poule, et être tête de série (classé) pour la ronde éliminatoire.
• Par exemple, un tournoi de volley-ball à douze équipes consisterait probablement en 3 poules avec 4 équipes dans chaque poule. Cela garantit également à chaque équipe un minimum de trois matchs avant de passer au classement du championnat.
• Le but du tournoi à la ronde est de classer les équipes selon le nombre de matchs gagnés. Pour cette partie du programme, des parenthèses sont utilisées (voir ci-dessous).
• Décidez si le tour éliminatoire est en simple ou en double élimination. Une élimination simple signifie que dès qu'une équipe perd son premier match de ronde éliminatoire, ils sont hors du tournoi. La double élimination signifie qu'ils sont hors du tournoi après avoir perdu deux matchs en séries éliminatoires.
• En fonction du nombre d'équipes inscrites et du nombre de courts disponibles sur le site, établir le calendrier en affectant des équipes aux courts. Les piscines sont souvent attribuées au même terrain, pour que les joueurs n'aient pas à déplacer toutes leurs affaires après chaque match, mais cela dépendra du nombre d'équipes et de courts.
• Donnez suffisamment de temps entre les jeux pour un échauffement de base, et pour que les équipes rangent leurs affaires et quittent le terrain. Avoir un peu de temps tampon entre les matchs aide également les différentes poules à rester relativement proches dans le temps (mais pas toujours !) et donne un peu de répit aux officiels.
• Décidez si vous souhaitez organiser une pause déjeuner, ou commencez simplement les séries éliminatoires dès que toutes les équipes ont terminé le tournoi à la ronde. Avoir une pause déjeuner dédiée est bien car cela permet à toutes les équipes de faire une pause en même temps, et cela évite à certaines équipes de se lancer directement dans les matchs éliminatoires sans avoir le temps de manger et de se reposer. Cependant, cela peut aussi allonger la journée.

⇒ Créer les tranches du tournoi

• Le tour de barrage est l'endroit où les équipes commencent à se croiser et à jouer contre des équipes dans d'autres poules, en fonction de leur classement du tournoi à la ronde. C'est également à ce moment-là que les équipes commencent à être éliminées du tournoi en raison de la perte d'un match - il est donc extrêmement important d'obtenir un classement correct.
  
• Les parenthèses sont utilisées pour décrire le chemin de chaque équipe à travers les matchs de barrage, en fonction des gains ou des pertes.
• Vous aurez certainement envie de dessiner vos supports avant le jour du tournoi en utilisant du carton bristol et des marqueurs, en laissant des blancs pour que les noms des équipes soient ajoutés le jour du tournoi. Vous pouvez même les générer en ligne.
• Les supports seront scrutés de près pendant le tournoi par les entraîneurs, joueurs, fonctionnaires, et même des spectateurs, donc si vous n'avez pas d'expérience pour les configurer, vous voudrez certainement demander de l'aide.
• Assurez-vous d'avoir des procédures claires de départage, qui sont partagés avec les équipes à l'avance. Et tenez-vous-en à eux. Il n'y a rien de pire que d'avoir des coachs, joueurs, réf, et même des spectateurs essayant de déterminer quelle équipe est censée passer au prochain tour des séries éliminatoires, et quelle équipe est éliminée. Les tensions peuvent être élevées pendant les séries éliminatoires (même pour les tournois récréatifs !), alors planifiez bien pour éviter les maux de tête plus tard.

Embaucher des fonctionnaires

• Une fois le planning rédigé, vous pouvez déterminer le nombre d'arbitres dont vous aurez besoin pour la journée. Les arbitres ont un coût, si vous voulez organiser cela avec précision, afin que vous n'encouriez pas de frais inutiles.
• Selon le niveau de compétitivité du tournoi, un moyen de réduire les coûts est de faire en sorte que les joueurs des équipes qui sont assis arbitrent les matchs pendant le tournoi à la ronde. Il ne faut évidemment pas s'attendre à un haut niveau d'arbitrage de la part de ces bénévoles, et il devrait également y avoir une sorte de système d'honneur de la part des équipes jouant pour appeler certaines de leurs propres violations (comme admettre avoir touché le filet pendant un bloc).
• Une autre façon de réduire quelque peu les coûts consiste à n'avoir qu'un seul arbitre pendant le tournoi à la ronde et les premiers matchs des séries éliminatoires, puis ajoutez le deuxième officiel au match de championnat.

3. Courir la journée

Ahh, tout le travail acharné est fait! Maintenant, vous pouvez vous asseoir et laisser la journée se dérouler toute seule ! Bien, pas assez. Mais, à cause de tout le travail acharné que vous avez fait à l'avance, votre journée devrait se dérouler beaucoup plus facilement. Mais, Oui, vous avez encore du travail à faire.

Matériel à apporter

Il est extrêmement important que vous ayez les éléments suivants avec vous le jour du tournoi.

• Balles de jeu

Pensez à apporter suffisamment de ballons de volley de bonne qualité pour être utilisés comme ballons de jeu. Même si les équipes auront leurs propres ballons, vous ne pouvez pas compter sur chacun d'eux en ayant des assez décents. Aussi, parfois le permis de salle n'inclut pas tout l'équipement, ou même s'ils le font, ils peuvent être de mauvaise qualité. Parfois, il est préférable d'apporter le vôtre.

• Marqueurs et stylos supplémentaires

Vous aurez besoin des marqueurs et des stylos pour maintenir les supports à jour, et vous aurez inévitablement besoin de plus de stylos pour les marqueurs. C'est en fait une bonne idée d'attacher un stylo à une ficelle et de coller la ficelle à chaque table de pointage, en plus d'enregistrer une copie de l'horaire. Ces objets disparaissent souvent !

• Ruban de masquage

Le ruban de masquage sera utilisé pour coller les supports du tournoi de volleyball et une copie de l'horaire dans un endroit central à l'extérieur du gymnase. Gardez à l'esprit qu'il y aura souvent un petit groupe se rassemblant autour des supports pour vérifier le classement des équipes, alors choisissez un endroit qui peut gérer un trafic élevé et une petite foule de personnes.

• Copies de l'horaire

Assurez-vous d'avoir suffisamment d'exemplaires du calendrier pour en enregistrer un sur chacun des tableaux de pointage, puis quelques-uns dans des endroits clés dans et autour du gymnase. Et assurez-vous toujours de garder au moins une copie pour vous-même !

• Copies des cartes de composition des équipes pour les entraîneurs

Ayez des copies supplémentaires des cartes de composition de l'équipe. Même si vous vous retrouvez avec des extras, ils peuvent être utilisés pour de futurs tournois.

• Calculatrice

Vous aurez certainement besoin d'une calculatrice à un moment donné de la journée pour déterminer le classement de l'équipe. Si vous devez passer à des procédures de bris d'égalité, vous ne voulez certainement pas faire ce calcul dans votre tête ! Vous pourriez même avoir un public, et vous voudrez être absolument certain que vos calculs sont corrects.

• Papier supplémentaire

Vous ne savez jamais quand cela vous sera utile.

• Presse-papiers ou classeur

Ce n'est pas obligatoire, mais il est utile de conserver toutes vos informations dans un emplacement central.

• Coordonnées de l'équipe

Qu'il s'agisse d'une copie papier du numéro de téléphone de chacun ou d'un tas d'e-mails sur votre smartphone, assurez-vous d'avoir un moyen d'entrer en contact avec chacun des contacts principaux de l'équipe. Ceci est extrêmement important si le tournoi est annulé en raison du mauvais temps - vous ne voulez certainement pas que les équipes traversant le mauvais temps se présentent uniquement dans une salle de sport vide !

• Coordonnées des fonctionnaires

Idem pour les officiels.

• Trousse de premiers secours et packs de glace

J'espère que vous n'aurez pas à utiliser de trousse de premiers soins ou de packs de glace, mais c'est une bonne idée d'être préparé. Les équipes doivent également apporter les leurs, mais tu ne peux pas compter dessus. Ayez sous la main des sacs de glace « instantanés » (vous savez, le genre que vous pressez pour activer) afin que vous n'ayez pas à leur trouver un congélateur.

Avant le début du tournoi

• Arrivez au gymnase dès que le permis vous le permet, au moins 60 à 90 minutes avant le début du premier match. Cette fenêtre sera votre moment le plus occupé, et il n'y a rien de pire que des équipes qui commencent à arriver pendant que vous êtes encore en train de préparer les choses.
• La première chose à faire est de commencer à mettre en place les tribunaux. Mais, n'essayez pas de tout faire vous-même ! Sollicitez l'aide des autres. Faites savoir aux équipes que si elles jouent en premier, ils sont chargés de mettre en place les tribunaux, y compris les filets, antennes, les fonctionnaires se tiennent debout, et rembourrage de sécurité pour les poteaux.
• La hauteur nette des femmes est de 2,24 mètres (ou 7 pieds 4 pouces) et la hauteur nette des hommes est de 2,43 mètres (8 pieds). Si vous organisez un tournoi mixte, la hauteur du filet dépendra des règles spécifiques que vous avez sélectionnées pour votre tournoi, mais est généralement fixé à la hauteur des femmes.
• Une fois les tribunaux installés, vérifiez chaque terrain pour vous assurer que les antennes et les coussins de sécurité ont été ajoutés. Le responsable de chaque tribunal le confirmera également, mais cela vous fera gagner du temps si vous l'identifiez plus tôt.
• Installer les tables et les chaises du marqueur, et assurez-vous que chaque table contient les éléments suivants :
  • une copie de l'horaire collé dessus
  • stylos pour marquer
  • marquer des cartes flip
  • assez de feuilles de match pour chaque match
  • cartes de composition d'équipe
• Collez les supports du tournoi et des copies du programme dans un endroit central.
• Identifiez chacun des tribunaux par un numéro. Lorsque les équipes commencent à arriver, ils chercheront le tribunal 1, cour 2, etc, alors n'oubliez pas d'ajouter ces étiquettes ! Même un morceau de papier collé sur le stand de l'arbitre fonctionnera (vous vous souvenez du papier supplémentaire que vous avez apporté ? Voyez comme il est utile !).
• Assurez-vous qu'il y a de la place pour les spectateurs. Installez des bancs ou des chaises le long des lignes de touche, et assurez-vous qu'il y a un chemin clair entre les courts afin que les spectateurs portant des chaussures d'extérieur ne marchent pas sur les courts.
• Organisez une réunion des capitaines d'équipe avant le début de l'un des matchs. Soyez bref - bienvenue à tous, vous identifier en tant qu'organisateur du tournoi, revoir le format du tournoi, et partager toute autre information pertinente sur les règles ou le lieu du tournoi. Rappelez aux capitaines d'équipe de rapporter toute information pertinente au reste de leur équipe.

Pendant le tournoi

• À la fin de chaque partie, demandez à l'un des marqueurs de vous apporter (ou à quelqu'un à qui vous avez délégué cette tâche) une copie de la feuille de match afin que les parenthèses puissent être mises à jour. Il est important de le mettre à jour dès que possible après la fin de chaque jeu, car il est facile d'égarer ces feuilles de match. Aussi, les gens suivront le classement, vous voudrez donc vous assurer que les crochets reflètent les informations les plus récentes.
• Gardez les choses aussi bien rangées que possible pendant la journée. Non seulement cela rend l'environnement plus agréable pendant la journée, cela rend également le nettoyage en fin de journée beaucoup plus facile et plus rapide.
• Soyez disponible pour tout dépannage. En tant qu'organisateur du tournoi, vous voudrez peut-être porter une chemise aux couleurs vives pour vous démarquer. Il y aura forcément quelqu'un qui te cherche, vous voudrez donc être facilement remarqué. Ou, selon la question, peut-être pas tellement
• Regardez quelques-uns des jeux! Ne soyez pas si occupé à organiser que vous oubliez de regarder une partie du volley-ball. Oui, ce sera une journée chargée, mais il y aura des accalmies, alors profitez d'une partie de votre temps libre.

En fin de journée

• Présenter à l'équipe ou aux équipes gagnantes leurs prix, et remercier tout le monde pour leur contribution à la journée.
• Assurez-vous que tout l'équipement qui a été utilisé est rangé à sa place. Demandez également aux joueurs de vous aider. Cela inclut les filets, antennes, et poteaux, mais aussi les tableaux de pointage, bancs, chaises, poubelles - tout ce qui a été déplacé de son emplacement d'origine et utilisé pendant la journée.
• Respectez l'espace du gymnase! C'est un espace emprunté, alors assurez-vous que votre groupe nettoie après lui-même. Une fois que vous avez déplacé les bancs et les tables de score du sol du gymnase, c'est incroyable combien de déchets sont laissés derrière!
• Si vous prévoyez d'organiser un autre tournoi à l'avenir, noter les leçons apprises, ou des choses que vous pourriez améliorer pour la prochaine fois. C'est utile de le faire pendant qu'il est encore frais.

Combien de temps dure un tournoi de volley-ball ?

C'est une excellente question, surtout si vous n'avez pas participé à de nombreux tournois. Malheureusement, ce n'est pas une réponse simple. Tout dépend du nombre d'équipes, la façon dont le calendrier a été configuré, et combien de temps prend chaque match individuel. La meilleure façon d'estimer la durée d'un tournoi est d'établir un bon programme, et essayez de ne pas trop vous en écarter.

Il y aura, bien sûr, être des matchs qui durent plus longtemps que prévu. La meilleure façon d'essayer de respecter le calendrier est de s'assurer que les équipes sont toujours au courant de la date de leur prochain match.

L'organisation d'un tournoi de volley-ball comporte de nombreux éléments, mais si vous le divisez en étapes et restez organisé, vous verrez que c'est assez simple, surtout après en avoir exécuté quelques-uns. Organiser un tournoi signifie que votre tournoi commencera à avoir une bonne réputation, et il y aura un intérêt continu de la part des équipes qui souhaitent s'inscrire. N'oubliez pas que c'est censé être une journée amusante et sûre, alors amuse toi bien !

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Planification

• Choisis une date
• Confirmer le lieu
• Décider des types d'équipes à inviter
• Fixer un droit d'entrée
• Commanditaires
• Fixer une date limite d'inscription
• Prix ​​du tournoi
• Plan de communication

Organiser

• Créer le calendrier
• Créer les brackets du tournoi
• Embaucher des fonctionnaires

Courir la journée

• Matériel à apporter :
  • Balles de jeu
  • Marqueurs et stylos supplémentaires
  • Ruban de masquage
  • Copies de l'horaire
  • Copies des cartes de composition des équipes
  • Calculatrice
  • Papier supplémentaire
  • Presse-papiers ou classeur (pas obligatoire, mais utile)
  • Coordonnées de l'équipe
  • Coordonnées des fonctionnaires
  • Trousse de premiers secours et packs de glace
• Avant le début du tournoi
  • Arriver tôt
  • Mettre en place les courts et les tableaux de bord
  • Collez les supports et le programme du tournoi dans un emplacement central
  • Étiqueter les tribunaux
  • Aménager un espace pour les spectateurs
  • Organiser une réunion des capitaines d'équipe
• Pendant le tournoi
  • Mettre à jour les tranches de tournoi après chaque match
  • Rangez tout au long de la journée
  • Être disponible pour le dépannage
  • Regardez quelques-uns des jeux!
• À la fin de la journée
  • Présentez les prix du gagnant et remerciez tout le monde
  • Rangez tout le matériel
  • Rangez toutes les ordures
  • Notez toutes les leçons apprises pour la prochaine fois